專案團隊效能的影響因素及其生成關係模型
作者：楊明海 張體勤 丁榮貴
專案團隊效能指的是專案團隊的生產力，它是專案成功或失敗的關鍵要素。
本文從系統和邏輯的角度，深入分析了影響專案團隊效能的五個層面的影響因素，並按照專案團隊效能的影響因素的先後邏輯關係，建立了專案團隊效能的系統性結構生成關係模型和成熟度模型（即階段性結構生成關係模型），為專案團隊效能的分析與研究奠定了理論基礎。
一、引言
在21世紀，企業的經營環境發生了很大的變化，不可預測的、迅速變化的不確定性成為最顯著的特徵。
同時，關鍵性生產要素也由有形資產轉化為無形資產，一個企業對無形資產開發與利用的能力已經成為創造持續競爭優勢的主要決定因素。
而在無形資產的開發與利用中，又以人力資本的開發與利用最為重要。
Peter F. Drucker早在其著作《有效的管理者》中已經指出“知識工作者成為一項生產要素”。
更為重要的是，知識的更新速度比以往時期更加迅速，知識的折舊速度也日益加快，知識的界線日趨模糊，一個人的學習速度已難以趕上這種更新速度。
因此，越來越多的企業或組織開始依靠團隊來完成靠單個部門或層級式的機械組織結構所無法完成的任務。
事實上，成功企業的商業運作正是以專案團隊為基礎來實現的，專案團隊已經成為不確定性環境條件下整合以知識和能力為特徵的知識工作者的一種最有效的組織形式。這樣，由來自不同知識領域的、已掌握那些領域所需知識的人構成專案團隊來運作，就成為一種既經濟又不可避免的趨勢。
專案團隊是指為交付專案產品而工作的群體。
專案團隊不同於一般的工作群體和其他類型的團隊，首先專案團隊目標非常明確，必須在規定的時間按照規定的標準完成規定的任務；
其次，由於專案的一次性和獨特性的特徵，專案團隊又是一種臨時性的、動態的組織，專案團隊成員的流動性比較強；
第三，專案團隊傾向于由高技能的知識工作者組成，團隊的每一個成員都可能是某一個方面問題的專家，而對其他方面的知識可能知之甚少。
由於我們所處的專案領域的快速發展性、動態性、富有挑戰性性、混沌性及其專案團隊自身的獨特特性，專案的成功率普遍較低。
Standish Group公佈的對IT經理的一次調查結果顯示了專案的失敗率超過了70%。
為什麼有如此多的專案會失敗？
從該項調查顯示的專案成功的關鍵因素，我們不難發現專案失敗的主要根源在於：
（1）不充分的溝通
（2）專案團隊的無效運作
（3）不合適的專案管理過程
其中，專案高失敗率的原因是由於，至少部分是由於專案團隊的行為特徵，而且這裏指的並不是哪一個專案團隊成員的特徵，而是專案團隊整體的行為特徵。
這是因為，一個專案往往集聚了來自各個職能部門、具有不同技能、性格迥異的專業人士，如何將他們整合在一起，使之成為一個高效、和諧、平衡的高效能的專案團隊，是專案成功的關鍵。
羅伯特•K•威索基（Robert K. Wysocki）也指出：在影響專案的成功和失敗的所有可變因素中，專案團隊本身是最容易被忽視，也是最需要關注的因素。
遺憾的是，目前將專案研究的方向集中於專案團隊的並不多見，而對專案團隊效能的研究幾乎沒有。
所謂專案團隊效能，指的是專案團隊的生產力（workforce）。
具體地說，專案團隊效能是指在規定的專案環境條件下和規定的時間內，對專案團隊完成規定任務程度的度量。
它是專案團隊的能力、可信賴性和適應性的函數，是專案成功或失敗的關鍵要素。
專案團隊的效能可用公式表示如下： F = C• D•A
其中：
F（workforce）：專案團隊效能。
C（capability）：專案團隊所擁有的執行專案任務的整體能力的量度，包括團隊成員的技能、知識和能力，團隊成員的甄選、能力整合等。
D（dependability）：專案團隊執行專案任務時所處狀態的量度，包括團隊成員的個性狀態、角色的認知與定位等。
A（adaptability）：專案團隊執行任務過程中所處狀態的量度，包括團隊成員的角色分配與扮演、團隊規則的形成與完善、團隊文化的成熟等。
因此，如何從專案團隊的構成和管理入手，分析研究影響專案團隊效能的關鍵因素，建立專案團隊效能的生成關係模型，為專案團隊效能的研究奠定理論基礎，已經成為頗有研究價值的課題。
二、文獻回顧
喬•卡曾巴赫和道格拉斯•史密斯認為，團隊成員聯合地產生一個“聯合的工作產品”，所有成員都為他們的聯合產品負責，團隊成員的績效是他們共同工作得怎麼樣的一個函數。
為此，他們在《團隊的智慧》一書中定義了團隊有效性的四個特徵：
（1）規模小
（2）能力互補
（3）共同的願景和目標
（4）共同承擔的責任
斯蒂芬•羅賓斯認為作為一支高效的團隊應具有8個基本特徵：
（1）明確的目標
（2）相關的技能
（3）相互間的信任
（4）共同的承諾
（5）良好的溝通
（6）談判的技能
（7）合適的領導
（8）內部與外部的支持
森德斯特累姆和麥克英蒂爾在《工作組有效性的衡量：實踐、問題和展望》一文中建立了團隊有效性模型（見圖1），
並在模型中描述了影響團隊有效性的四個方面：
（1）績效
（2）成員滿意度
（3）團隊學習
（4）外人滿意度
約翰•紐斯特羅姆認為團隊有效性的影響因素有：
（1）支援性的組織環境
（2）成員的才能與角色分配非常明確
（3）團隊有超凡的目標
（4）團隊成員能夠獲得物質與精神回報
儘管喬•卡曾巴赫、道格拉斯•史密斯、斯蒂芬•羅賓斯、森德斯特累姆、麥克英蒂爾和約翰•紐斯特羅姆等人的研究是針對一般性團隊的，但仍為我們對專案團隊效能的研究，尤其是對專案團隊效能的影響因素的研究提供了參考。
李明斐、楊衛澤在《專案團隊有效性的影響因素界定與實現》一文中，從專案管理的層面界定了
影響專案團隊有效性的5個因素，即
（1）團隊價值觀
（2）人際互動關係
（3）角色分配
（4）團隊領導的能力
（5）團隊智慧
在對影響專案團隊有效性的5個因素的界定的基礎上，他們建立了專案團隊有效性生成關係模型（見圖2），
並強調專案團隊的學習是提高專案團隊有效性的重要途徑，給出了專案團隊的IWRAM學習模型和深度匯談的具體學習方法。
李明斐、楊衛澤對專案團隊有效性影響因素的界定，為我們分析和研究專案團隊效能的影響因素提供了借鑒，如成員的才能與角色分配、團隊價值觀、人際互動關係和團隊學習等。但是，美中不足的是他們所羅列的專案團隊有效性影響因素沒有邏輯上的傳遞性和思維上的系統性，因而缺乏現實應用性。
王青在《團隊管理》一書中提出了影響團隊效能的七個因素：
（1）背景（外部環境）：它包括技術、成員價值趨向、工作環境、管理實踐、正式的組織規章，高層管理發展的策略和組織的獎懲。它直接影響其他六個因素，因為它包含著影響團隊的周圍情形。
（2）目標：目標影響著個人、團隊和組織的效能，個人和組織的目標極有可能影響到團隊目標和追求目標的行為。
（3）團隊規模：一個團隊的適宜規模為2到16人（上限）。當團隊規模變大時，情感認同和深刻的共有承諾將變得難以建立和保持。
（4）團隊成員角色和多元化：成員間的相似與不同和他們各自的角色會影響團隊行為的動力和產出，由於管理者無法改變團隊成員的個性特徵，因而試圖影響他們在團隊中的行為角色變得尤為重要。
（5）規範：規範是指團隊成員認可並普遍接受的規章和行為模式，它有助於定義那些成員認為達到目標所必需的行為。
（6）凝聚力：它是成員願意留在團隊中並對它承諾的一種引力。
（7）領導：領導極大地影響團隊結構和行為的各個方面，如規模、成員和角色、規範目標和背景。
王青對影響團隊效能的七個因素的研究基本上囊括了團隊有效性影響因素研究中的重要因素，但是由於王青沒有對專案團隊效能的概念進行定義，就難以系統地把影響團隊效能的七個因素糅合在一起，因而也缺乏邏輯上的傳遞性、思維上的系統性和現實應用性。
三、專案團隊效能的影響因素分析
羅伯特•K•威索基在《創建有效的專案團隊》一書中指出：專案、專案團隊和專案管理過程組成了一個系統。
為了一個系統能夠運作，系統的各個部分都必須實現各自的功能。
為了實現它們的功能，所有部分都必須被整合成一個功能整體。
而且，當各個部分整合在一起並按照它們的目的運行時，它們就創造了一種協同優勢——整體大於部分之和。
張體勤教授在《知識團隊的績效管理》一書中，以系統式思維為指導，構造了一個完整的知識團隊績效管理系統，
並指出：知識團隊是一個獨特的系統，包括哪些要素、各要素之間的依存關係如何、這些要素和依存關係如何影響團隊的績效等內容無不需要研究和探索。
彼得•聖吉也告訴我們，只要處於相同結構的系統之中，不同的人會產生同樣的行為取向。
因此，我們認為從系統思維的角度研究專案團隊的效能是十分重要的。
通過上述分析，我們認為進行專案團隊效能的研究應該按照系統思維的思想全面把握影響專案團隊效能的因素有哪些，並如何有效地管理和控制這些因素。
在前人對專案團隊有效性研究的基礎上，我們把影響專案團隊效能的關鍵因素按照生成的邏輯關係歸納為以下5個層面（見表1）：
1、人與任務
一般地說，大多數的專案都是以任務為導向的。
也就是說，專案團隊的組建是以完成專案任務為目的的。
因此，專案團隊是否擁有完成專案任務的整體能力就成為影響專案團隊效能的首要關鍵因素。
在專案團隊中，它表現為專案團隊成員的技能、知識和能力與專案任務之間的匹配程度。
為此，我們要對專案團隊成員的技能、知識和能力進行評價，並基於專案任務的完成進行團隊成員的甄選，同時還要按照高效率的專業分工的要求進行專案團隊成員的能力整合。
因此，在人與任務層面影響專案團隊效能的關鍵因素包括團隊成員的技能、知識和能力評價、團隊成員的甄選、團隊成員的能力整合等。
2、人與人
專案團隊一般是由高技能的知識工作者組成的，他們來自各個不同的職能部門，具有不同技能，而且性格迥異。
專案成員之間能否性格互補、和諧相處不可避免地對專案團隊的效能產生影響。
Raymond E. Hill
在《專案團隊中的人的管理》一文中指出，專案團隊中的人的管理的中心論題就是對人際衝突的管理。
Thamhain 和Wilemon把人際衝突產生的原因歸納為7個方面：
（1）專案的優先性
（2）管理程式
（3）技術鑒定和績效協調
（4）人力資源
（5）成本評估
（6）工作進度和結果
（7）人格衝突
其中，人格衝突在專案生命週期的各個階段是相對穩定的。
通過對W.C.Schutz 提出的基本人際關係定位理論的研究，在包容、 控制和影響三種人際關係類型（即人格類型）定位的基礎上，Raymond E. Hill分析了專案團隊中兩個成員間的和諧程度及其對專案團隊建設的影響。
美國動機學習學會（the Institute for Motivational Learning）開發的DISC系統認為均衡團隊必須包括4種個性風格：動力、影響力、可靠和服從。
研究顯示這4種個性風格在團隊每個人的身上都有一定程度的體現，有些人在某種個性風格上比其他人弱一些，或者是強一些，但是每個人都會具有這4種個性風格的一些特徵。
團隊
成員人格研究的成果顯示了團隊成員的人格特徵及其表現程度對團隊的內部均衡和和諧程度將產生顯著的影響，因此研究專案團隊的效能必須對專案團隊成員的人格特徵及其表現進行研究。我們認為，在專案團隊中，專案成員之間的和諧程度是影響專案團隊效能的一個關鍵因素，主要包括團隊成員的性格差異、影響力和成員之間的人際關係協調等。
3、人與團隊
作為專案團隊的一個成員，團隊中的每一個人都是團隊的有機組成部分，應該充分發揮各自的作用。
因此，每一個團隊成員在專案團隊中的角色定位是否恰當與和諧也成為影響專案團隊效能的一個重要因素。
貝爾賓•R•梅瑞狄斯在1981年出版的《管理團隊：成功或失敗的原因》和後來在1993年和1997年出版的《團隊工作職責》 、《改變我們的工作方法》三部著作中，通過兩個歷經9年的重要實驗顯示了研究者們所認為的每個期望成功的團隊都必須擁有的9種角色：創新者；資源調查者；協調者；塑造者；監控評估者；協作者；完成者和專家。這9種角色與團隊規模無關，在很多情況下一個團隊成員要承擔多種角色。
Margerrison, Chaeles 和 Dick McCann在1990年出版的著作《團隊管理：新的實踐方法》中公佈了一個在澳大利亞進行的為期8年的研究成果，歸納了有些團隊失敗的原因是團隊沒有處於均衡狀態。並指出判斷一個團隊是否均衡需要對每個團隊的關鍵工作職能進行定義，而且這些工作職能獨立於團隊所從事的一些特殊技術職能。
通過廣泛研究，Margerrison, Chaeles 和 Dick McCann定義了9種關鍵工作職能，描述了每個團隊所必須支援的工作，並進一步從工作的9種角色方面描述了工作職能（見表2）。
貝爾賓•R•梅瑞狄斯的團隊角色模型與Margerrison, Chaeles 和 Dick McCann的團隊角色模型儘管是彼此獨立開發的，但我們發現這兩個模型之間有著驚人的相似。由於這種相似性，我們可以得出這兩種模型的表面有效性，這對專案團隊的角色研究，特別是團隊成員在專案團隊中的角色分配，提供了比較可靠的依據。我們認為，在專案團隊中，專案成員在團隊中的角色與團隊的有效運作是否協調與和諧是影響專案團隊效能的一個重要因素，主要包括團隊成員的角色認知、角色定位、角色分配與角色扮演等。
4、人與規則
規則是任何組織有效運作的保障。對專案團隊來說，也不例外。
所謂規則，是指團隊成員共同接受的一些行為標準，它隨著團隊的產生而產生，隨著團隊的成長而不斷完善。
任何團隊都有自己的規則，其目的是為了鼓勵對團隊成長有益的行為，規避有害的行為，讓團隊成員知道自己在一定的條件下，應該做什麼，不應該做什麼，提高團隊的自我管理、自我控制能力。從個體的角度看，團隊規則意味著在某種情況下，團隊對一個人的行為方式的期望。團隊規則被團隊成員認可並接受之後，就成為以最少的外部控制影響團隊成員行為的手段。因此，團隊規則的完善與否以及是否對所有團隊成員都具有激勵和約束作用就構成影響專案團隊效能的又一個關鍵因素。
團隊規則屬於群體規範的範疇。弗裏德曼認為群體規範具有四個功能，而且每個功能都有助於確保群體成員之間採取積極一致的行動。如第一種功能具有群體核心的最重要的價值的作用，藉此群體成員可以指導自己的行動，並指導自己和群體外部人的關係。謝恩（Schein）把群體規範分為兩種：核心規範和邊緣規範。核心規範表達的是有關工作性質的最重要的核心觀念，邊緣規範則是有關一些小的問題如何處理方面的常規範式。團隊的核心規範應是：團隊的共同任務，而且相互依賴。它鼓勵那些高效、全面的工作行為。以任務為指導的互相交往，工作中的相互支援及協商式的解決方式，也是團隊規範鼓勵的行為，至於邊緣規範，團隊規範不太強調，在某種程度上有自由化的傾向。
儘管在專案團隊研究的文獻中還很少有人對規則進行研究，我們仍然認為，在專案團隊中，專案團隊的規則非常重要，它體現了團隊規則對所有團隊成員的激勵和約束作用，必然對專案團隊的效能產生較大的影響。在人與規則層面，影響專案團隊效能的因素包括專案團隊的規章制度、公平性和激勵與約束力等。
5、人與文化
專案規則對於團隊的建設與發展固然非常重要，但它不可能面面俱到地解決專案團隊管理的所有問題，也就是說專案規則並不是萬能的。在專案規則缺位元的情況下，專案團隊的管理就需要依靠團隊文化的力量。
對專案團隊來說，團隊文化具有強烈的主動塑造的特點，是急功近利的單純目的的直觀表達，其內涵是以信任——合作為主體，以工作為關注核心的顯性文化。專案團隊文化根本的目的和作用是人為地營造一個相互信任、積極合作、努力工作的團隊氛圍，並以實現專案目標為基礎與個人價值實現為雙贏的價值觀念來統一團隊成員的思想和行為，從而達到專案團隊最終目標的完成。對於專案團隊的運作效果來說，專案團隊是一種有力的推動力，它在專案的生命週期中能夠把團隊成員緊緊地凝聚在一起，而且在新成員加入團隊、老成員離開團隊以及同專案利益相關者的關係搖擺不定時，能夠有效地指導團隊成員的行動。
團隊文化是專案團隊的靈魂，是一種團隊成員之間相互影響的方式，是統一專案成員行動的指南。它源於共同的利益和義務、價值觀、目標、信念、承諾、友誼、合作和工作挑戰。因此，專案團隊文化的形成是專案團隊是否成熟的標誌，它是影響專案團隊效能的高級層面的關鍵因素。在專案團隊中，團隊文化表現為專案團隊成員之間是否已經形成奉獻、合作、信任、資訊與知識共用的積極的價值觀和共同學習的氛圍。在人與文化層面，影響專案團隊效能的因素包括團隊的價值觀、協作精神、信任、團隊學習等。
四、專案團隊效能的生成關係模型
從專案團隊效能的影響因素的分析中，我們發現專案團隊效能的形成具有三個層次：
第一個層次包括人與任務、人與人和人與團隊三個層面的影響因素，這是構成專案團隊效能的核心因素，其特徵分別是以任務為中心、人際關係和諧和團隊角色分配適當；
第二個層次是人與規則層面，這是專案團隊效能能否完善和穩定的一個重要因素，其特徵是團隊規則對所有團隊成員的廣泛的約束性；
第三個層次是人與文化層面，這是專案團隊效能能否持續發展的一個關鍵因素，其特徵是優秀團隊文化的顯現性。由此，專案團隊效能的影響因素及其生成關係的系統性結構模型就形成了，如圖3所示。
從另一個層面看，專案團隊效能的影響因素及其生成關係的系統性結構模型還存在一個階段性的發展與提高的過程，由此我們也可以構建一個階段性的專案團隊效能的生成關係模型，以利於對專案團隊效能的研究。在此，我們參考美國卡納基•梅隆大學軟體工程研究所提出的能力成熟度模型（CMM）和人力資源能力成熟度模型（P-CMM），提出專案團隊效能的階段性結構生成關係模型，即專案團隊效能成熟度模型。
專案團隊效能的成熟度模型由起始級、管理級、協調級、完善級和持續發展級5個進化階段或成熟度等級組成，如圖4所示。
1、初始級
在初始級，專案團隊的組合是隨意的，攙雜著人情、任務等各種因素。在一般情況下，團隊既不精幹也沒有效率，容易導致專案失敗；初始級的突出特徵是隨意性。
2、管理級
在管理級，專案團隊的組合是以任務為中心的，專案團隊成員各自具備完成各自任務的技能，完成專案的幾率較大；管理級的顯著特徵是團隊整體能力與任務的匹配性，它突出了人與任務的關係，這也是專案管理的出發點和歸宿。
3、協調級
在協調級，專案團隊成員不僅各自具備完成各自任務的技能，而且在性格上是和諧的，具備較好的人際關係，能夠相互配合，完成專案的成功率較大；同時，專案團隊的角色認知、扮演與專案團隊的角色一致，個人目標與團隊目標保持一致，能夠比較順利地完成專案。協調級的顯著特徵是性格的和諧性與團隊角色的一致性，它體現了人與人、人與團隊的關係，是專案任務能夠順利完成的一個重要條件。
4、完善級
在完善級，規則在團隊成員行為的激勵和約束方面發揮著積極作用。規則是團隊成員共同接受的一些行為標準，其目的是為了鼓勵對團隊成長有益的行為，規避有害的行為，意味著團隊對一個人的行為方式的期望，因此團隊規則的完善與否是影響專案團隊效能的另一個重要層面。完善級的特徵是規則的完善性，即對所有團隊成員的激勵和約束，它體現了人與規則的關係。 F=f(m,n,x)
5、持續發展級
在持續發展級，專案團隊成員具有敬崗愛業的奉獻精神，成員之間形成有效的協調合作機制，資訊與知識的分享（共用）已達成共識並付諸於行動，積極的團隊文化業已形成，專案任務能夠高品質地完成。持續發展級的特徵是團隊文化顯現性，它體現了人與文化的關係。
專案團隊效能的成熟度模型為我們對專案團隊效能的影響因素及其關鍵指標的分析和研究、專案團隊效能的評價和測量提供了依據，也為循序漸進地提高專案團隊的效能提供了提供切實可行的平臺和指南。
五、結語
專案團隊效能指的是專案團隊的生產力，它是專案成功或失敗的關鍵要素。
按照系統思維的思想全面把握影響專案團隊效能的因素，並有效地管理和控制這些因素，對專案團隊的建設是非常重要的。
本文從系統的角度，在前人研究成果的基礎上，深入分析了影響專案團隊效能的五個層面的影響因素；同時從邏輯的角度，按照專案團隊效能的影響因素的先後邏輯關係，建立了專案團隊效能的系統性結構生成關係模型和成熟度模型（階段性生成關係模型），為專案團隊效能的分析與研究奠定了理論基礎。
