《轉載》別幫部屬養猴子
每當一天工作結束時，許多管理者常會捫心自問：“今天我完成了什麼工作？”在督導部屬的時間佔據下，辦公桌上文件堆積如山，沒看的郵件爆滿電子信箱，代辦事項總是過多，使得工作左支右絀、停滯不前。而明天的工作隨即接踵而至，勢必又會一再重複今天的情形……
回想一下，你是否有過這樣的情形：在走道上碰到一位部屬，他說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個問題。”於是你便站在走道上專心聽他細述問題的來龍去脈，一站便是半個小時，既耽擱了原先你要做的事，也發現所獲得的資訊只夠讓你決定要介入此事，但並不足以做出任何決策。於是你說：“我現在沒時間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”
在這樣的案例中，猴子原本在部屬的背上，談話時彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當你表示要考慮一下再談時，猴子便移轉到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監督者，他會三不五時跑來問你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿意，他會強迫你去做這件原本他該做的事。當你一旦接收部屬所該看養的猴子，他們就會以為是你自己要這些猴子的，因此，你收的愈多，他們給的就愈多。於是你飽受堆積如山、永遠處理不完的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的猴子，努力將一些不該擺在第一位的事情做得更有效率，平白讓自己的成效打了折扣。
領導者應該將時間投資在最重要的管理層面上，而不是養一大堆別人的猴子。身為領導者，如果你能讓員工去撫養他們自己的猴子，他們就能真正地管理自己的工作，你也有足夠的時間去做規劃、協調、創新等重要工作，讓整個單位持續良好的運作。
猴子管理法則，目的在於幫助領導者確定已由適當人選在適當的時間，用正確的方法做正確的事。當然，這個法則只能運用在有生存價值的猴子身上，不該存活的猴子，就狠心把它殺了吧！
法則一：說明除非下一個步驟已經明確界定，否則領導者和員工都不能離開。嚴守這項法則可以獲得三種好處：第一，如果員工知道要提出適當的下一步驟才能結束談話，他就會在事前做更縝密的規劃。第二，它可以促使員工採取行動。第三，對猴子做描述、把下一步驟說清楚，能提高員工的工作意願，讓他們跨出最具關鍵性的一步。
法則二：所有人領導者和員工的對談，要到每一隻猴子都分配給一個人擁有之後才能結束。至於哪一隻猴子該歸誰管，原則上盡可能把猴子交給能照顧到它們福利的最低階層人員去照料，因為部屬總共可以投入的時間精力比高階領導者來得多，而且經驗也告訴我們，部屬往往比我們所想的還要能幹。把猴子送錯主人，有時候是領導者自己內心的需求，想要避開管理所帶來的挑戰，或是以為唯有自己才做得來，有時候卻是組織政策使然。這時候要替猴子找到適當的主人，就必須技巧與自製力兼施，尤其是自製力最為重要。要求部屬盡力把工作做到最好，可能會遭遇部屬反抗，這與為猴子找到適合主人的實務，變得有些相抵觸，因為領導者會發現，有時候把猴子接過來，要比讓猴子靠在適當主人背上要來得容易。但是請記住：要培養一個人的責任感，唯一的方法是給予他們責任。
法則三：在把每一隻猴子放出去面對組織叢林之前，先為它們保個險。此一法則提供一系統性的方法，用以平衡員工所需的處理猴子的自由空間，與領導者對結果所負的責任。賦予員工許可權和自由，領導者和員工可以互蒙其利。領導者能自由裁量時間，花在監督員工的時間及精力減少；員工也可以享受到自我管理的好處，有更高的滿足感、更高昂的士氣。但員工擁有自由空間時，就不免會犯錯，這時候猴子的保險就要派上用場，保證他們犯的錯是組織所能承擔得起的。猴子保單有兩個層次。第一是給予建議，然後行動。當員工犯下承擔不起的錯誤的可能性相當高時，希望有機會否決他們的行動計畫，這是一種保護措施，但卻得犧牲領導者的時間及員工的自由空間。第二是行動，然後給予建議。確信員工可以自行完善料理猴子，先行動後再來報告，這讓員工有很大的運作空間，也省下領導者的監督時間，但風險也較大。至於該選擇哪一份保單，則視情況而定，而雙方都可以行使選擇權。
法則四：照料與檢查團隊的成功取決於猴子的健康，因此必須定期為它們做檢查，維持它們的身體健康。檢查猴子的目的有二：一是發現員工正在做正確的事，進而稱讚他們；二是發掘問題，並在問題形成危機之前採取校正行動。猴子生病，不是由於缺乏照料、營養不良，就是因為照料不當。
有時候員工不想讓領導者知道猴子生病了，因為他們大都想自行解決問題，領導者應該與員工建立默契，要他們盡力照顧病猴子，如果情況沒有改善，就必須把猴子交給領導者檢查。相對的，如果領導者發現猴子生病，就應該把下一次檢查的時間提早到猴子身體狀況所能允許的時間。這裏的檢查著重在猴子的情況，而非員工本身，因此檢查讓領導者有機會發現員工正確地在進行某事、查明及糾正問題、指導員工、降低自己的焦慮，之後，就由員工自己去求表現了。翁肯的理論讓我們知道，如果我們真的想幫助他人，就必須教他們如何補魚，而不是送他一條魚。剝奪他人的主控權，去餵養他人的猴子，並無法幫他們解決問題，這只是為別人做他自己可以做的事。
時間管理之鑰
領導者應將時間投資在管理層面上，而不是養一大堆別人的猴子。如果能讓員工去撫養他們自己的猴子，他們就能真正地管理自己的工作，你也有足夠的時間去做規劃、協調、創新等重要工作。幾乎每一位主管人員都有時間不夠用的煩惱。關於時間管理的理論已經是汗牛充楝，將來也還會有更多，因為這是工作上經常性的問題。
小威廉.翁肯教授獨特的時間管理概念是時間管理理論的經典之作。楊教授在某次假日加班時，發現部屬卻是在打高爾夫享受休閒生活，才突然領悟到主管人員時間不夠用的癥結，是因為沒有做好授權分責，招攪太多原本是屬於部屬的工作，以至於永遠在苦苦追趕工作進度。
翁肯教授把那些工作比喻為活繃亂跳、隨時可能跳到你身上的“猴子”，而把他那獨特的時間管理理論稱之為“猴子管理藝術”。《時間管理之鑰》即是依據楊肯教授的理論發展出來的。這套管理“猴子”的要訣包括：(1)決定猴子應該餵養或射殺(2)猴子的數量應控制在主管的最大負荷量之下(3)分派給屬下的每一隻猴子都要投保意外險(4)屬下應按明訂的時間和地點主動請你餵養猴子(5)面對面或用電話餵養猴子但絕不可用信件。
第三類時間
管理人用於工作的時間類別有三種。第一類是“上司判予時間”。這些時間是用於處理上司發給的任務，未能完成這些任務會受到直接及即時的懲罰。第二類是“系統判予時間”。這些時間是使用在對同級同事的工作上的支援，未能完成也會受到懲罰，但沒有第一類的那樣直接。至於“下屬判予時間”是屬於第三類的“自我判予時間”。這些時間是使用于管理人自發的及同意的工作，不會與懲罰掛鈎。這類時間又被瓜分為“下屬判予時間”及“自由時間”，即真正屬於管理人的時間。管理時間的運用便要從第三類時間著手。而管理人要增加「自由時間」，便要將下屬判予的事情控制至最少。
轉移主動權
然而，很多管理人不知不覺地處理了下屬判予的事務。這令管理人不但要利用「自由時間」應付上司與系統事務，還要照顧猴子。結果，工作堆積如山，落後于正常的進度。面對這個本末倒置的情況，管理人要扭轉形勢，便要將工作的主動權轉移至下屬，並保持下屬的工作主動性。就此，作者剖析了不同程度的主動性，歸納出一個主動性管理方法。他們指出工作的主動程度可分為以下五種：
(1)等候指示
(2)詢問有何工作可給分配
(3)提出建議，然後再作有關行動
(4)行動，但會提出意見一次
(5)單獨行動，定時會報
第一種屬最低主動性，因為無論時間與工作性質也未能受到控制。而第二種雖可控制時間，但不能控制工作性質。第三至第五種的主動方法，採用者可同時地控制時間與工作性質，以第五種為最高的主動性。
因此，對於下屬，管理人先要撇除他們採用第一與第二種的主動法，令下屬在沒有選擇下獨立地處理工作。另外，每次下屬與上司就工作問題會面時，雙方除了定下下次會面的時間與地點，還要在自主程度上得到共識。
扔下猴子回到那位背負猴子的經理。星期五晚上，他的背上已有整個星期積累下來的猴子。
當晚，他打算星期六回公司處理猴子們。然而，他沒有回公司。他使用「自由時間」與家人共渡週末。星期一，回到公司，他逐一召見問題的原有者。這位經理將猴子放在桌上，並與該位下屬一同相討解決方案。相討後，下屬須自行解決問題，並定時向經理會報。終於，猴子重回下屬的背上。而這次是經理探頭詢問：“事情的進度怎樣？”
五項飼猴要訣回顧：
(1)猴子一定要被喂飼或人道毀滅。否則，經理只會浪費時間於處理過時的事務。
(2)猴子的數量要保持在經理的控制能力內。
(3)只在預訂時間喂飼猴子。
(4)喂飼猴子時，要面對面或透過電話對話。但切記，不能透過郵件。
(5)要定下每只猴子再次喂飼的時間及下屬行動權力多少。
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